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Como verificar nuestros comprobantes fiscales digitales CFD, CFDI, CFI

Ya son varios los años en los que algunos contribuyentes en México emiten y reciben facturas digitales o electrónicas, pero hasta el día de hoy es poca es la importancia que se le ha dado a la verificación de estos documentos digitales para comprobar que son validos. Así es, tenemos que verificar que los comprobantes, facturas, notas de crédito digitales  que recibimos o emitimos son válidas para esto es necesario contar con el archivo XML del documento digital.

Aun tenemos la costumbre de siempre pedir nuestra factura electrónica impresa, lo cierto es que lo que ampara a nuestra factura (o de hecho es la factura) es  el arhivo XML de cada uno de nuestros comprobantes fiscales digitales (CFD, CFDI) es por eso que tenemos la responsabilidad de guardar nuestros archivos XML  y respaldarlos constantemente para que no se pierdan.

Poco a poco los sistemas han cambiado y se han ido actualizando a este requerimiento de verificar y guardar nuestros CFD actualmente Contpaq o COI de Aspel,  ofrecen servicios de almacenamiento así como verificación y enlace al archivo XML por póliza. Si bien es medio tedioso estar verificando cada uno de nuestros CFD, vale la pena hacerlo para evitarnos problemas.

Las causas más comunes para que un CFD o CFDI no sea válido pueden ser las siguientes:

1. NO ACTUALIZAR EL SISTEMA DE FACTURACIÓN.

El SAT actualiza la manera en que se emite la Cadena Digital del XML constantemente, desde el año 2009 ha estado cambiando cada año, entonces si nosotros no actualizamos las versiones con nuestros proveedores del sistema de facturación, la manera en que se genera la cadena no se actualiza por lo tanto nuestra factura o CFD no va a ser válido a partir de la fecha en que es obligatorio cambiar la forma de generar el archivo XML.

Ejemplo: En diciembre de 2011, el SAT modifico los datos que contiene la Cadena Digital y dió plazo hasta el 1 de Julio del 2012 para que los contribuyentes actualicen sus sistemas, entonces si ustedes no actualizan su sistema y se quedan con la versión anterior van a emitir facturas cfd que no van a ser válidas a partir del 1 de julio del 2012.

2. CERTIFICADOS DE SELLOS DIGITALES VENCIDOS.

Al igual que la Firma Electrónica Avanzada (FIEL)  los Certificados de los Sellos Digitales tienen vencimiento, este también ha ido cambiado las reglas el SAT, en un principio tenían vencimiento de un años, después 2 años y por el momento son 3 años. Entonces si no estamos al pendiente del vencimiento de nuestro Sello Digital y seguimos emitiendo facturas CFD tampoco serán válidas.

Algunos sistemas tienen la funcionalidad de avisar y bloquear si el Sello Digital esta por vencer o ya esta vencido, pero no todos, entonces tenemos que estar al pendiente de su vencimiento.

3. FOLIOS NO REGISTRADOS ANTE EL SAT.

Esto solo es para los que tienen el tramite con CFD, debieron de solicitar sus Folios Digitales al SAT y este les da un Código de Autorización de los Folios, esto se proporciona a nuestro sistema de facturación, entonces si colocamos mal el rango de folios el sistema permitirá seguir emitiendo CFD pero el folio no estará registrado al SAT, entonces nuestro CFD no será válido.

4. SELLO DIGITAL EQUIVOCADO.

El Certificado del Sello Digital del CFD o CFDI se genera en SOLCEDI, pero la extensión es la misma que el Certificado de la FIEL, entonces si a nuestro sistema de facturación le colocamos el Certificado de la FIEL y no el del Sello Digital, el sistema permitirá facturar ya que el Sello es formato válido pero al verificar no será válida por que el Sello Digital no es para CFD o CFDI.

5. ERROR INTERNO EN SISTEMA DE FACTURACION.

Por alguna causa el sistema de facturación puede generar un error al momento de generar la Cadena Digital, desde proporcionarla vacia hasta generarla mal. Esto puede ser por un bloque de antivirus, del firewall, o del sistema operativo.

Si esto se presenta lo más recomendable es ponerse en contacto con su proveedor del sistema de facturación.

El SAT proporciona la siguiente liga para verificar los CFD, CFDI, o CFI. (para su buen funcionamiento es necesario tener instalado y actualizado la versión del Java)

Para asesoramiento sobre Factura Electrónica, contáctenos y según sus necesidades le ofreceremos la mejor opción de Sistema de Facturación Electrónica que están en el mercado que se adecue a su Negocio.

Asesoría en Facturación Electrónica en Clic, Soluciones en TI
Tel (33) 3817-8438
e-mail: contacto@clic.com.mx

 

 

 

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